Avant même de signer un premier client, il est confortable d’avoir préparé un devis ou une facture de test. Cela permet de vérifier que tout est en place : les mentions obligatoires, le format du document, et surtout le confort à l’usage le jour où il faudra vraiment facturer.
VĂ©rifier les mentions obligatoires#
Les devis et factures doivent comporter un certain nombre d’informations légales. On retrouve généralement :
- le nom et l’adresse de l’entreprise (ou du micro-entrepreneur),
- le numéro SIREN/SIRET,
- la mention « entrepreneur individuel » (EI) si applicable,
- le numéro de TVA (si on y est assujetti),
- les coordonnées du client,
- la date d’émission,
- la description détaillée de la prestation,
- le montant HT, la TVA, et le montant TTC,
- les conditions de règlement (délai, mode de paiement, pénalités de retard),
- et, le cas échéant, les mentions spécifiques aux acomptes ou à la franchise en base de TVA.
La liste officielle → ici.
Prévoir les acomptes et pénalités#
On peut aussi profiter de ce document test pour réfléchir à sa politique d’acompte. Demander un pourcentage à la signature (par exemple 30 %) est courant, surtout sur les premières missions. Cela sécurise le démarrage et prouve le sérieux de la relation commerciale.
Même chose pour les pénalités de retard : elles sont obligatoires à mentionner, même si elles ne sont pas toujours appliquées. On peut se contenter de la formule classique :
“En cas de retard de paiement, des pénalités de X % par mois seront exigibles, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.”
Vers la généralisation de la facturation électronique#
Avant d’entrer dans le détail, il est important de bien distinguer deux notions souvent confondues :
- Facture PDF : un document lisible par un humain, utilisé traditionnellement pour facturer et archiver.
- Facture électronique : un fichier structuré (XML), lisible par des systèmes informatiques, conforme à des standards comme Factur-X ou UBL.
La facturation Ă©lectronique va progressivement devenir la norme pour les Ă©changes entre professionnels (B2B).
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. À partir du 1er septembre 2027, les factures émises à destination de clients professionnels devront transiter par un système de facturation électronique, via une plateforme de dématérialisation agréée par l’État.
Voici la liste des plateformes agréées.
Le rĂ´le des fichiers XML#
Une facture électronique repose sur un fichier XML. Ce fichier contient toutes les informations de facturation (émetteur, client, montants, TVA, dates, etc.) sous une forme standardisée, directement exploitable par les logiciels comptables et par l’administration fiscale.
Ces formats structurés permettent :
- l’automatisation des traitements,
- la réduction des erreurs de saisie,
- et une meilleure traçabilité des échanges.
Le XML constitue donc la version officielle de la facture du point de vue fiscal.
Et le PDF dans tout ça ?#
Le PDF ne disparaît pas, mais il change de rôle.
Il reste une version lisible pour le client ou pour l’archivage, tandis que la facture officielle est celle transmise sous forme structurée via la plateforme. Des formats comme Factur-X combinent les deux : un PDF lisible contenant les données XML nécessaires au traitement automatique.
La procédure concrète pour un freelance#
En pratique, le fonctionnement devient le suivant :
Création de la facture (PDF)
↓
Transmission à une plateforme de dématérialisation (PDP)
↓
Génération / transmission du flux électronique (XML)
↓
Envoi Ă la plateforme du client, puis au client final
Concrètement :
- on peut continuer à générer ses factures en PDF (par exemple avec LaTeX),
- la plateforme se charge de la conversion, de la transmission et de la conformité,
- l’email ne constitue plus le canal officiel d’envoi pour les factures B2B.
La réforme n’impose donc pas un outil unique, mais introduit un intermédiaire technique obligatoire, permettant une facturation uniformisée, centralisée et conforme.
