Avant même de signer un premier client, il est confortable d’avoir préparé un devis ou une facture de test. Cela permet de vérifier que tout est en place : les mentions obligatoires, le format du document, et surtout le confort à l’usage le jour où il faudra vraiment facturer.
VĂ©rifier les mentions obligatoires#
Les devis et factures doivent comporter un certain nombre d’informations légales. On retrouve généralement :
- le nom et l’adresse de l’entreprise (ou du micro-entrepreneur),
- le numéro SIREN/SIRET,
- la mention « entrepreneur individuel » (EI) si applicable,
- le numéro de TVA (si on y est assujetti),
- les coordonnées du client,
- la date d’émission,
- la description détaillée de la prestation,
- le montant HT, la TVA, et le montant TTC,
- les conditions de règlement (délai, mode de paiement, pénalités de retard),
- et, le cas échéant, les mentions spécifiques aux acomptes ou à la franchise en base de TVA.
Prévoir les acomptes et pénalités#
On peut aussi profiter de ce document test pour réfléchir à sa politique d’acompte. Demander un pourcentage à la signature (par exemple 30 %) est courant, surtout sur les premières missions. Cela sécurise le démarrage et prouve le sérieux de la relation commerciale.
Même chose pour les pénalités de retard : elles sont obligatoires à mentionner, même si elles ne sont pas toujours appliquées. On peut se contenter de la formule classique :
“En cas de retard de paiement, des pénalités de X % par mois seront exigibles, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.”
Bonus : Facture PDF ou facture Ă©lectronique ?#
Dans la plupart des cas, une facture PDF classique suffit largement. Mais pour ceux qui veulent aller plus loin — ou qui facturent de grandes entreprises — il existe des formats plus structurés.
- Facture PDF : un document lisible par un humain, utilisé traditionnellement.
- Facture électronique (XML) : un format structuré lisible par des systèmes informatiques, conforme à des standards comme Factur-X (très utilisé en France) ou UBL.
Factur-X, par exemple, combine le meilleur des deux mondes : un PDF lisible accompagné d’un fichier XML intégré, contenant toutes les données de facturation. C’est un détail technique, surtout utile si on génère soi-même ses factures ou si on travaille avec des grands comptes.
